Nur noch 11 Tage sind es bis zum Barcamp Hamburg und die großen Dinge der Vorbereitung scheinen so langsam erledigt, dafür werden die kleinen Dinge unaufhaltsam mehr. Anbei mal ein kleines Update zum aktuellen Stand.

Status Quo

Nachdem wir die Anmeldungen vor ein paar Wochen freigeschaltet hatten, wurden wir von Anmeldungen quasi erschlagen.  Die gute Coverage in Blogs und Twitter hat massiv dazu beigetragen. Bei der Ankündigung solcher Events merkt man, dass Twitter das wesentlich schnellere und einfachere Medium ist. Niemand hat Lust darüber zu bloggen, aber schnell mal die Info Twittern scheint en vogue zu sein. Die zuerst freigegebenen 300 Plätze waren nach sieben Stunden ausgebucht.

Die Barcampgröße liegt nun bei 300-350 Teilnehmern, wenn man mal mit einer moderaten „No Show“ Quote rechnet. Das ist größer als ursprünglich geplant, aber bei weitem nicht so groß wie die Kapazitäten. Auch wir hätten haben den Platz für bis zu 700 Leute, aber ich habe Bedenken, dass dadurch das Flair verloren geht. Auch 350 ist eigentlich schon zu groß, aber das Breiteninteresse muss mE auch irgendwie bedient werden. Mehr dazu unten. Ich fand im letzten Jahr Köln und München mit ca. 350 Teilnehmern trotzdem in Ordnung. In Berlin war ich dieses Jahr leider nicht dabei.

Da wir im Orgateam alle an verschiedenen Orten arbeiten, hat sich Google Docs als Orgatool angeboten. Die Liste an ToDos verkürzt sich immer weiter. Sieht gut aus soweit. Die Liste stellen wir auch gerne folgenden Orgateams zur Verfügung. Verdammt – wer denkt schon an den Rechner für die Twitterwall? Es sind aber noch ca. 25 ToDos offen.

Das wichtigste aller Todos war wohl die Organisation des WLANs. Intern war das Problem kaum lösbar. Neben der Vergabe einzelnen Accounts wurden noch andere Sachen diskutiert, aber die Lösung war juristisch nie greifbar. Jetzt haben wir mit http://www.work.de/ einen tollen B2B Provider gefunden, der die Sache für uns löst. Für spätere Orgateams fasse ich die rechtlichen Dinge gerne mal zusammen. Hoffentlich läuft das Netz auch. Ansonsten muss die UMTS Zelle hier einiges aushalten.

Die Kosten exkl. Raummiete belaufen sich bisher auf ca. 15.000 Euro. Das finde ich für so eine große Veranstaltung nicht viel. Dazu kommen noch Sachleistungen wie Barcamp-Party und T-Shirts, die bei normaler Bezahlung auch locker in den vierstelligen Bereich gehen. Für so ein großes Camp inkl. Catering sollten Orgateams also in Zukunft mit nicht weniger als 10.000 Euro rechnen. Ich bin mal gespannt, ob es auch „no frills“ funktioniert wie mit dem Filmcamp von Robert. Es gibt unglaublich viel Kleinkram der ggf. Kosten verursacht. Das fängt bei Leinwänden für Twitterwalls an und hört bei der Endreinigung auf.

Das SIDE Hotel sponsert unsere kleine Eröffnungsparty. Morgen 16.00 Uhr wird das Anmeldemodul freigeschaltet. Ich bin mal gespannt, ob sich die Anmeldungen dort auch so rasant füllen.

Kleinigkeiten: Das mixxt System läuft super für die Organisation. Es fehlt bloß noch das digitale Sessionboard. Mal schauen ob wir das an dem Wochenende zusätzlich digital anbieten, oder klassisch nur mit Papier und Krepp.

Sessions + Commerce zum Anfassen

Die Herausforderung für jedes Barcamp ist das Angebot möglichst vieler relevanter Sessions. Auch wenn Jochen von Commerce-Barcamp gesprochen hat, ist es doch ein ganz „normales“ Barcamp mit unserer Hoffnung ein paar mehr Sessions zu Commerce und Mobile zu finden. Ich bin gespannt was wir für Themen angeboten bekommen und rufe hiermit noch mal alle Teilnehmer auf sich aktiv einzubringen! Es bringt nichts nur zuzuhören. Dann kann man auch auf eine langweilige Konferenz gehen.

Ich bin auch bei meinem Arbeitgeber durch die Abteilungen gezogen und haben nach Mitstreitern gesucht. Ich bin sehr stolz darauf, dass es für ein paar Teilnehmer (50-100) auch die Möglichkeit geben wird ein wenig Commerce zum Anfassen zu erleben. Hinter den Barcamp Räumen befindet sich eine der modernsten Sortieranalagen Europas. Mit etwas Glück (Entscheidung steht noch aus) wird die am Barcamp-Wochenende in Teilen aktiviert, damit man den Lauf eines Paketes verfolgen kann. Hört sich langweilig an – sieht aber geil aus!

Ich habe das folgende Video gefunden, dass etwas Ähnliches zeigt. Auf dem OTTO Gelände sieht es aber noch anders aus.

[youtube NkfHVYv5nUo]

Noch lustiger wird es im Fotostudio mit The Ring. Das ist eine Anlage mit vielen Kameras die gleichzeitigt ausgelöst werden, so dass man lustige Effekte wie Matrix erzielen kann. Dazu wird es am Samstag auch ein paar Führungen geben. Die entstehenden Flashfilme kann man dann sofort mitnehmen. 🙂

The Ring Beispiel
The Ring Beispiel

Leider sind die Kapazitäten bei den beiden Commerce zum Anfassen Sessions begrenzt, aber ich finde es trotzdem super, dass sich die Leiter der entsprechenden Anlagen dazu bereit erklären.

Sponsoren

Als erstes Barcamp der Finanzkrise ist es natürlich schwerer Sponsoren zu finden. Wahrscheinlich nicht schwerer als zu den ersten Barcamps, weil mittlerweile mehr Leute etwas von Web 2.0 gehört haben und weil es das geniale Video von Mario gibt. Das verschicken wir mit unseren Anschreiben. Ich habe den Eindruck, dass viele Leute das Konzept mittlerweile verstehen, aber das Geld sitzt nicht locker. Mal schauen wie viel wir von den Kosten decken können. Wir haben ggf. etwas zu spät angefangen, so dass sich viele Sponsoren doch sehr spontan entscheiden müssen. Das setzt voraus schnell zum richtigen Ansprechpartner vorzudringen oder einfach Glück zu haben wie mit dem SIDE Hotel. Wir sind sehr dankbar über die bestehenden Sponsoren, aber wir suchen noch.

Richtig gehört, wir suchen noch Sponsoren! Einfach Mail an Franz oder mich!

Ihr fragt euch bestimmt was die Sponsoren so zahlen. Ganz verschieden! Von 400 bis 2.500 Euro ist bisher alles dabei. Dazu kommen noch die Sachsponsorleistungen. War es bei den anderen Barcamps auch so schwierig?

Verbesserungsvorschläge

Zu diesem Thema schreibe ich sicherlich noch einen eigenen Beitrag, aber es gibt schon ein paar Punkte an denen man arbeiten muss.

  • Wie groß darf ein Barcamp sein? Machen große Camps noch Sinn? Wie entspricht man aber dem Interesse an solchen Veranstaltungen? Ich glaube, dass wir im nächsten Jahr viel mehr Themencamps als normale Barcamps sehen werden. Die Dichte an relevaten Informationen ist höher und die Camps sind kleiner = billiger.
  • Ich wäre in diesem Jahr gerne zu mehr Camps gefahren, aber ich scheue mich davor so viele Wochenende dafür einzusetzen. Wie erklären das die Dauerbesucher ihren Freundinnen und Frauen? Neben der Kinderbetreuung sollte man auch über ein First Lady Programm nachdenken, oder Barcamps auch innerhalb der Woche anbieten. Da wäre ich sofort dabei. Bei Themencamps ist das ohnehin eine Option.
  • Wie kann man für eine hohe Sessionqualität sorgen und gleichzeitig die verschiedenen Wissenslevel bedienen? Für die Teilnehmer der ersten Barcamps 2006/2007 ist eine solche Veranstaltung doch viel zu Mainstream. Lässt sich das ändern. „Professional Barcamp“….
  • ….

So viel zum kurzen 1.088 Wörter Update. Ich hoffe es ist interessant und ihr habt noch ein Verbesserungsvorschläge für uns. Gerne direkt ins Mixxt eintragen.

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